Das neue Lohnverrechnungssystem der Sozialversicherung macht ein Bürokratiemonster unschädlich

Mit der neuen „monatlichen Beitragsgrundlagenmeldung“ wird das Meldewesen in der SV für 360.000 Dienstgeber und 3,8 Millionen Dienstnehmer effizienter und bringt mehr Qualität.

Wien (OTS) – Bis Jahresende existierten im Bereich der Lohnverrechnung drei völlig getrennte Meldeprozesse, die von den rund 360.000 Dienstgebern für deren Mitarbeiterschaft bedient werden mussten. Die monatliche Versichertenmeldung, die monatliche Beitragsabrechnung und die jährliche versichertenbezogene Grundlagenmeldung. Große Datenmengen mussten  immer wieder in die Systeme eingegeben werden und zusätzlich entstand immer wieder erheblicher Korrekturbedarf mit monatelangen Clearingverfahren.

Seit dem 1. Jänner 2019 ersetzt die neue „monatliche Beitragsgrundlagenmeldung“ (kurz mBGM) die alten Doppelgleisigkeiten und Produktivitätskiller. Der Aufwand sowohl beim Dienstgeber, als auch bei den Sozialversicherungsträgern wird deutlich reduziert: Statt einem 100-seitigen Handbuch für die bis zu 450 Beitragsgruppen, reichen künftig wenige Informationen und in vielen Fällen übernimmt das die Lohnverrechnungssoftware. „Die Sozialversicherung setzt einen Leuchtturm der Digitalisierung um. Das neue Lohnverrechnungssystem erspart den heimischen Unternehmen laut Berechnungen des Bundesministeriums für Finanzen bis zu 300 Mio Euro pro Jahr und der Sozialversicherung rund 7,6  Mio Euro. Künftig macht das neue System die meiste Arbeit und die Unternehmen können sich auf ihr Business konzentrieren“, so der Vorsitzende des Verbandsvorstands im Hauptverband der österreichischen Sozialversicherungsträger, Alexander Biach,  anlässlich eines heute stattgefundenen Pressefrühstücks.  

Mit der Einführung der mBGM stehen nun zwei Innovationen zur Verfügung, die die Lohnverrechnung grundlegend revolutionieren: Das neue Tarifsystem und das SV-Clearingsystem.

Das neue Tarifsystem sorgt dafür, dass es digital in andere Systeme übertragen und problemlos weiterverarbeitet werden kann. Damit gibt es keine doppelten Eingaben mehr und Fehler werden vermieden. Weiters sorgt der neue, vollelektronische Clearingprozess dafür, dass Probleme schnellstmöglich ohne Wartezeiten aufgeklärt werden können. Monatelange Klärungsprocedere zwischen Dienstgeber und dem Krankenversicherungsträger sind damit endgültig Vergangenheit.

Das neue Lohnverrechnungssystem bringt Vorteile für alle Systempartner: Die Sozialversicherung hat rasch korrekte Daten zur Leistungsbemessung, der Versicherte hat aktuellste Daten um seine Ansprüche festzustellen, der Dienstgeber hat zeitnah eine korrekte Abrechnung.

Das SV-Clearingsystem ist vollelektronisch und nutzt die dem Dienstgeber bereits bestens bekannten Schnittstellen, wie ELDA, E-Mail bzw. das Unternehmensserviceportal bzw. im SV-Portal WEBEKU (webbasiertes Dienstgeberportal zur Beitragseinhebung).

Im Zuge der Umsetzung des neuen Meldesystems wurde ein intensiver Dialog mit den Herstellern von Personalverrechnungssoftwareprodukten geführt, sodass diese eine möglichst optimale Umsetzung ihrer Produkte durchführen können. Der Dienstgeber rechnet somit auch im Zuge der mBGM ganz normal ab. Das Personalverrechnungssoftwareprodukt stellt das nunmehr umfangreichere Meldepaket zusammen und dieses wird wie bisher auch elektronisch an die Sozialversicherung gemeldet.

Die BDO Austria GmbH Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft wurde vom Hauptverband beauftragt, diese Umstellung im Echtbetrieb auf Herz und Nieren zu testen. Besonders wichtig war dabei die möglichst einfache und zeitsparende Personalverrechnung.

Die BDO hat mit der Personalverrechungssoftware BMD die Auswirkungen im Echtverfahren für einen Dienstgeber getestet, der bereits im Dezember 2018 für Jänner 2019 abgerechnet worden ist. Bei den bisher 170 abgerechneten Dienstnehmern handelt es sich um vollversicherte Angestellte, es mussten jedoch eine Reihe von Besonderheiten (z.B. Dienstnehmer im System „Abfertigung alt“, Dienstnehmerinnen in Mutterschutz/Karenz, Umstellung von Beitragsgruppen etc.) berücksichtigt werden. Die BDO hat auch absichtlich Fehler eingebaut, um das neue Fehlermeldesystem (= Clearingsystem) zu testen. Sämtliche Meldungen konnten eingegeben und übermittelt werden. Die beiden eingebauten Fehler wurden nach einer Woche rückgemeldet. Im ersten Fall wurde der Fehler eindeutig identifiziert und verständlich dargestellt, im zweiten Fall erfolgte ebenfalls eine richtige Identifizierung. Die BDO kann daher bestätigen, dass die Systemumstellung grundsätzlich funktioniert.

Thomas Neumann, Direktor der BDO Austria Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsgesellschaft: „Die gesetzlichen Grundlagen für die Personalverrechnung sind an der Schnittstelle zwischen Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht äußerst komplex und umfangreich. Ein solches System möglichst technisch-automatisch zu administrieren ist aufwändig und kostenintensiv. Neben den Bemühungen der großen Systemvereinfachungen ist es wichtig, auch für die sog. „kleinen Probleme“ praxistaugliche Lösungen zu finden. Meldung und Abrechnung der fallweise Beschäftigten müssen noch dringend vereinfacht werden“. „Eine monatliche Zusammenfassung für die fallweise Beschäftigten und eine jährliche für geringfügig Beschäftigte, wäre ein möglicher Lösungsansatz“, so Neumann abschließend.

Der Hauptverband der österreichischen Sozialversicherungsträger ist das organisatorische Dach über der solidarischen Kranken-, Unfall-und Pensionsversicherung Österreichs. Die Sozialversicherung garantiert unabhängig von Alter, Einkommen, sozialer Herkunft und Bildung hochwertige Gesundheitsversorgung und eine sichere Pensionsvorsorge. Aktuell sind rund 8,7 Millionen Menschen (Versicherte und mitversicherte Angehörige) anspruchsberechtigt.

Pressefotos von der Veranstaltung können unter dem Short-Link www.hauptverband.at/pressefotos_veranstaltungen heruntergeladen werden.

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